Številka: 430-4/2023-1
Datum: 23. 2. 2023
Na podlagi 50. člena Statuta občine Jesenice (Ur.l.RS 101/2015) in v skladu z določili Zakona o javnem naročanju (ZJN-3, Ur.l. RS 91/15 in spr.), izdajam naslednje
NAVODILO ZA ODDAJO EVIDENČNIH NAROČIL
1. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
To navodilo določa postopke in ravnanja javnih uslužbencev Občine Jesenice pri oddaji evidenčnih naročil – to so naročila za katere objava na Portalu javnih naročil v skladu z 22. členom ZJN-3, ni potrebna.
Glede na ocenjeno vrednost naročila ločimo oddajo evidenčnih naročil:
- naročila blaga in storitev v vrednosti od 0,00€ do 20.000,00€, ter naročila blaga in storitev na infrastrukturnem področju v vrednosti od 0,00€ do 20.000,00€
- naročila blaga in storitev v vrednosti od 20.000,00€ do 40.000,00€ in naročila blaga in storitev na infrastrukturnem področju v vrednosti od 20.000,00€ do 50.000,00€
- naročila gradenj v vrednosti od 0,00€ do 40.000,00€, ter naročila gradenj na infrastrukturnem področju v vrednosti od 0,00€ do 50.000,00€
- naročila gradenj v vrednosti od 40.000,00€ do 80.000,00€ in naročila gradenj na infrastrukturnem področju v vrednosti od 50.000,00€ do 100.000,00€
Izračun ocenjene vrednosti javnega naročila temelji na celotnem plačljivem znesku brez DDV.
V primeru, da se kadarkoli v postopku ugotovi, da vrednost evidenčnega naročila presega katero od mejnih vrednosti iz tega navodila, mora naročnik evidenčno naročanje prekiniti in začeti nov postopek, skladno z določbami tega navodila in ZJN-3.
Glede na specifiko naročila se lahko oddaja izvajanje posameznih pogodbenih storitev ali dobavo blaga tudi za daljše časovno obdobje, vendar ne za dobo več kot treh let, pod pogojem, da skupna vrednost v celotnem razpisanem obdobju ne preseže zneska mejnih vrednosti. To velja predvsem za naročila, ki se nanašajo na čiščenje in varovanje objekta, servisiranje, zavarovanje ter dobavo pisarniškega materiala, ter za ostala naročila po presoji odredbodajalca.
2. člen
Določila tega navodila se ne uporabljajo v primerih, ki jih kot izjeme določa 27. člen ZJN-3.
3. člen
Ravnanje javnih uslužbencev pri postopkih oddaje evidenčnih naročil temelji na naslednjih načelih:
- načelo gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti – izbira izvajalca oz. dobavitelja mora temeljiti na kriterijih ekonomičnosti in gospodarnosti
- načelo zagotavljanja konkurence med ponudniki – naročnik ne sme omejevati konkurence med ponudniki
- načelo transparentnosti evidenčnega naročila – postopek mora biti transparenten, tako, da ima vsak zainteresirani vsak trenutek možnost preveriti izvajanja postopka
- načelo enakopravne obravnave ponudnikov
- načelo sorazmernosti – evidenčno naročilo se mora izvajati sorazmerno predmetu naročila, predvsem glede izbire, določitve pogojev in meril.
4. člen
Pri oddaji evidenčnih naročil mora javni uslužbenec ravnati v skladu s tem navodilom tako, da pri nabavi blaga, izvedbi storitev in gradenj, ob enaki kakovosti, doseže najbolj ugodno ceno.
Za naročila katerih ocenjena vrednost znaša do 5.000,00€ za blago in storitve ter do 8.000,00€ za gradnje se preveri stanje na trgu (možnosti: preko telefona, e-pošte, spleta ali klasična pošta) in se o tem vodi evidenca.
Za naročila katerih ocenjena vrednost znaša več kot 5.000,00€ za blago in storitve ter 8.000,00€ za gradnje se preveri stanje na trgu tako, da se pozove k oddaji uradne pisne ponudbe (e-pošta, klasična pošta) in se o tem vodi evidenca.
5. člen
V vseh primerih oddaje evidenčnih naročil po tem navodilu se naročnik s ponudniki lahko pogaja, pri čemer mora v pogajanja vključiti vse, ki so oddali svojo ponudbo. Naročnik določi strategijo oz. način pogajanj za vsak primer posebej.
6. člen
Za določitev predmeta evidenčnega naročila, njegove ocenjene vrednosti, izbiro postopka in njegovo pravilnost je odgovoren odredbodajalec oz. druga oseba pooblaščena za izdajo odredb za plačilo v breme proračunskih sredstev.
Posamezni javni uslužbenec, v čigar delovno področje evidenčno naročilo spada, je pristojen za izvedbo konkretnega evidenčnega naročila, za pripravo dokumentacije in preverjanje cene ter kvalitete.
Skrbnik evidenčnega javnega naročila je praviloma vodja oddelka oz. odrebodajalec.
7. člen
Evidenčno javno naročilo se lahko odda tudi v primeru, če je v postopku preverjanja stanja na trgu ali pridobitve več ponudb prejeta samo ena popolna ponudba (pravočasna, formalno popolna, sprejemljiva).
8. člen
Za naročanje po tem navodilu se uporabljajo naročilnice in pogodbe. Vsaka pogodba mora biti pred podpisom strokovno, pravno in finančno pregledana.
9. člen
Finančnega zavarovanja za dobro in pravočasno izvedbo pogodbenih obveznosti in odpravo napak v garancijskih rokih za evidenčna naročila pod točko a., b., c. iz 1. člena teh navodil, ni potrebno zahtevati, lahko pa odredbodajalec odloči, da se finančno zavarovanje zahteva tudi v teh primerih.
Za evidenčna naročila pod točko d. iz 1. člena tega navodila, potrebo po finančnem zavarovanju posebej prouči odredbodajalec, ki tudi odloči na podlagi ocene rizika, terminskega plana oz. časa opravljanja gradnje. O svoji odločitvi napravi uradni zaznamek, ki je del spisa.
10. člen
Naročilnice se praviloma uporabljajo za naročanje naslednjih vrst blaga in storitev:
- občasne tiskarske storitve,
- gostinske storitve,
- izobraževalne storitve,
- oglaševalske storitve,
- svetovalne storitve,
- raziskovalne in razvojne storitve,
- geodetske storitve,
- revizorske storitve,
- storitve izvedencev in cenilcev,
- darila za poslovne namene,
- knjige in strokovno literaturo,
- časopise in revije,
- pripravo projektne, investicijske in druge dokumentacije,
- nadzor pri gradnji,
- drugo blago in storitve, ki jih ni možno predvideti.
Za ostale vrste blaga in storitev se priporoča sklenitev pogodbe. V kolikor je storitev gradbeni nadzor in se gradnja izvaja na podlagi gradbenega dovoljenja je obvezna sklenitev pogodbe.
a) naročila blaga in storitev v vrednosti od 0,00€ do 20.000,00€, ter naročila blaga in storitev na infrastrukturnem področju v vrednosti od 0,00€ do 20.000,00€
11. člen
Evidenčna naročila blaga in storitev v vrednosti od 0,00€ do 20.000,00€, ter naročila blaga in storitev na infrastrukturnem področju v vrednosti od 0,00€ do 20.000,00€, se naroča:
- z naročilnico, ki jo pripravi skrbnik proračunske postavke z vnosom v programu Pergament,
- lahko tudi s pogodbo, po presoji odredbodjalca, ki se sklene na podlagi vnosa v programu Pergament (npr. za nadzor pri gradnji, izdelavo investicijske dokumentacije…).
Odredbodajalec s podpisom naročilnice ali zahtevka za sklenitev pogodbe v programu Pergament izbere ponudnika, kateremu se posreduje naročilnica oz. se z njim sklene pogodba. Izdajo naročilnice oz. zahtevek za sklenitev pogodbe potrdi direktor občinske uprave.
Naročanje evidenčnih naročil blaga in storitev v vrednosti iz 1. odstavka tega člena, se izvede tako, da javni uslužbenec, v čigar delovno področje evidenčno naročila spada, preveri stanje na trgu.
O izboru najugodnejše ponudbe se obvesti ponudnike, in sicer na isti način, kot je bilo preverjeno stanje na trgu.
b) Naročila blaga in storitev v vrednosti od 20.000,00€ do 40.000,00€, ter naročila blaga in storitev na infrastrukturnem področju v vrednosti od 20.000,00€ do 50.000,00€
12. člen
Evidenčna naročila za blago in storitve v vrednosti od 20.000,00€ do 40.000,00€ , ter za evidenčna naročila za blago in storitve na infrastrukturnem področju v vrednosti od 20.000,00€ do 50.000,00€, se naroča:
- z naročilnico, ki jo pripravi skrbnik proračunske postavke z vnosom v programu Pergament ,
- lahko tudi s pogodbo, po presoji odredbodjalca, ki se sklene na podlagi vnosa zahtevka za sklenitev pogodbe v programu Pergament (npr. za nadzor pri gradnji, izdelavo investicijske dokumentacije…).
Naročanje evidenčnih naročil blaga in storitev v vrednosti iz prejšnjega odstavka se izvede tako, da javni uslužbenec, v čigar delovno področje evidenčno naročila spada, preveri stanje na trgu po redni ali elektronski pošti, in na podlagi le-tega pripravi poročilo o izvedbi evidenčnega naročila oz. uradni zaznamek, ki ga priloži izpolnjenemu zahtevku za sklenitev pogodbe.
Odredbodajalec s podpisom naročilnice ali zahtevka za sklenitev pogodbe izbere ponudnika, kateremu se posreduje naročilnica oz. se z njim sklene pogodba. Izdajo naročilnice oz. zahtevek za sklenitev pogodbe potrdi direktor občinske uprave.
O izboru najugodnejše ponudbe se obvesti ponudnike, in sicer na isti način, kot je bilo preverjeno stanje na trgu.
c) Naročila gradenj v vrednosti od 0,00€ do 40.000,00€ in naročila gradenj na infrastrukturnem področju v vrednosti od 0,00€ do 50.000,00€
13. člen
Evidenčno naročilo gradenj (tudi na infrastrukturnem področju), je evidenčno naročilo, katerega predmet je izvajanje gradenj, ki so povezane z eno od dejavnosti iz Seznama dejavnosti na področju gradenj, ali gradnja ali izvedba ene od dejavnosti na področju gradenj in ki ustreza zahtevam, ki jih določi naročnik.
Evidenčna naročila gradenj v vrednosti od 0,00€ do 40.000,00€ in naročila gradenj na infrastrukturnem področju v vrednosti od 0,00€ do 50.000,00€ se naroča:
- z naročilnico, ki jo pripravi javni uslužbenec oz. skrbnik proračunske postavke z vnosom v programu Pergament,
- lahko tudi s pogodbo, po presoji odredbodjalca, ki se sklene na podlagi vnosa zahtevka za sklenitev pogodbe v programu Pergament.
Odredbodajalec s podpisom naročilnice ali zahtevka za sklenitev pogodbe izbere ponudnika, kateremu se praviloma pošlje naročilnica lahko pa tudi sklene pogodba. Izdajo naročilnice oz. sklenitev pogodbe potrdi direktor občinske uprave.
Naročanje evidenčnih naročil gradenj v vrednosti iz 2. odstavka tega člena se izvede tako, da javni uslužbenec, v čigar delovno področje evidenčno naročila spada, preveri stanje na trgu.
O izboru najugodnejše ponudbe se obvesti ponudnike, in sicer na isti način, kot je bilo preverjeno stanje na trgu.
d) Naročila gradenj v vrednosti od 40.000,00€ do 80.000,00€, in naročila gradenj na infrastrukturnem področju v vrednosti od 50.000,00€ do 100.000,00€
14. člen
Evidenčna naročila gradenj v vrednosti od 40.000,00€ do 80.000,00€ ter za evidenčna naročila gradenj na infrastrukturnem področju od 50.000,00€ do 100.000,00€ se naroča glede na specifiko:
- izjemoma z naročilnico, ki jo pripravi skrbnik proračunske postavke z vnosom v programu Pergament,
- s pogodbo, ki se sklene na podlagi vnosa zahtevka za sklenitev pogodbe v programu Pergament.
Naročanje evidenčnih naročil gradenj v vrednosti iz prejšnjega odstavka se izvede tako, da javni uslužbenec, v čigar delovno področje evidenčno naročila spada, preveri stanje na trgu po redni ali elektronski pošti, in na podlagi le-tega pripravi poročilo o izvedbi evidenčnega naročila, ki ga priloži izpolnjenemu zahtevku za za sklenitev pogodbe ali naročilnici.
Odredbodajalec s podpisom naročilnice ali zahtevka za sklenitev pogodbe izbere ponudnika, s katerim naj se sklene pogodba. Naročilnico ali zahtevek za sklenitev pogodbe potrdi direktor občinske uprave.
O izboru najugodnejše ponudbe se obvesti ponudnike, in sicer na isti način, kot je bilo preverjeno stanje na trgu.
2. NAČIN DOKUMENTIRANJA IN HRANJENJA DOKUMENTACIJE
15. člen
Za vsako evidenčno naročilo, ki se izvede po postopku, ki ga opredeljuje navodilo, se lahko vodi samostojno zadevo, razen, če v tej zadevi že obstaja zadeva. V zadevo evidenčnega naročila mora biti vložena:
- vsa dokumentacija za izvedbo evidenčnega naročila (npr. ponudba, zahtevek za sklenitev pogodbe, poročilo o izvedbi, ipd),
- dokumenti o preverjanju stanja na trgu (npr. redna ali elektronska pošta, uradni zanamki – telefonski pogovori),
- pogodba ali naročilnica,
- v primeru investicij v objekt in osnovnih sredstev, zapisnik o prevzemu izvršenih del.
16. člen
Postopek oddaje evidenčnega naročila se zaključi, ko je naročilo ali pogodba o oddaji evidenčnega naročila izpolnjena in ko so pretečeni garancijski roki za odpravo napak – če so le-ti v pogodbi določeni.
3. NAČIN IZVEDBE SKLENJENIH POGODB IN NADZOR NAD NJIHOVO IZVEDBO
17. člen
Sklenjene pogodbe se izvajajo v skladu z določili, zapisanimi v pogodbi. Za realizacijo in celovitost postopka izvajanja pogodbenih obveznosti je zadolžen skrbnik evidenčnega javnega naročila. Skrbnik evidenčnega javnega naročila mora uveljavljati tudi vse zahtevke, ki izhajajo iz pogodbe.
V skladu z 2. odstavkom 21. člena ZJN - 3 vodi Občina Jesenice evidenco o oddaji naročil, ki so predmet tega navodila v programu Pergament. Ta evidenca zajema navedbo predmeta, vrste predmeta in vrednosti javnega naročila brez DDV. Vsako leto do zadnjega dne februarja Občina Jesenice na Portalu javnih naročil objavi seznam evidenčnih javnih naročil, ki so bila oddana preteklo leto in katerih ocenjena vrednost je enaka ali višja od 10.000,00 € brez DDV, z opisom predmeta, vrsto predmeta in vrednostjo oddanega naročila brez DDV ter nazivom gospodarskega subjekta, ki mu je bilo naročilo oddano.
18. člen
Izbrani ponudnik v postopku evidenčnega naročila, katerega vrednost znaša 10.000,00 € ali več, mora naročniku posredovati podatke o:
- svojih ustanoviteljih, družbenikih, delničarjih, komanditistih ali drugih lastnikih in podatke o lastniških deležih navedenih oseb in
- gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje, da so z njim povezane družbe.
Izbrani ponudnik mora podatke posredovati naročniku v roku osmih dni od prejema naročnikovega poziva. Obrazec na katerem se sporočajo podatki, zahtevani v tem členu, je priloga tega navodila. Obrazec ponudniki lahko predložijo tudi ob oddaji ponudbe.
4. KONČNE DOLOČBE
19. člen
Z uveljavitvijo tega navodila preneha veljati Navodilo za oddajo evidenčnih naročil št. 430-49/2021 z dne 15. 2. 2022.
To navodilo se objavi na spletni strani Občine Jesenice in se uporablja od 23. februarja 2023 dalje.